Để áp dụng các nguyên tắc trên, hãy kiểm tra một hồ sơ từ biểu mẫu đến bản nháp. Phần dưới tập trung vào thao tác khi thiếu dữ liệu hoặc kết quả không như mong đợi, giúp người vận hành xác định trường cần sửa mà không tùy tiện thay loại người mua.
Cách tra cứu tại biểu mẫu hóa đơn
- Mở biểu mẫu tạo hóa đơn ở kết nối phù hợp.
- Nhập mã số thuế hoặc mã đăng ký kinh doanh.
- Bấm Tra cứu.
- Kiểm tra tên, địa chỉ và trạng thái được trả về.
- Đối chiếu dữ liệu trước khi tạo nháp hoặc phát hành.
Nhập mã ở đúng trường và bấm Tra cứu tại biểu mẫu. So tên, địa chỉ cùng trạng thái trả về với thông tin khách đã xác nhận. Nếu khác, dừng bước phát hành và ghi rõ điểm cần xác minh: mã nhập, tên pháp nhân hay địa chỉ. Giữ một bản kết quả đã che thông tin không cần thiết nếu phải chuyển người khác kiểm tra.
Trạng thái 00 trong luồng tự động
Nếu đã bật Tự động kiểm tra mã số thuế, mở hồ sơ và đọc trạng thái thực tế trước khi xử lý. Mã 00 là điều kiện tiếp tục của tùy chọn này; vẫn kiểm tra kết nối, mẫu, hàng hóa và dữ liệu người mua. Không đổi mã thành số rồi so với 0 trong ứng dụng vì sẽ làm mất biểu diễn chuỗi của contract.
Với trạng thái khác 00, ghi nhận hồ sơ đang chờ và xác định người liên hệ người mua hoặc đối chiếu nguồn thuế. Không xóa MST để né cảnh báo. Khi hồ sơ không có MST ngay từ nguồn, kiểm tra bộ dữ liệu người mua đã gửi theo đúng loại thay vì gán một mã không được xác nhận.
Thứ tự ưu tiên dữ liệu người mua
| Ưu tiên | Nguồn | Cách dùng |
|---|---|---|
| 1 | Dữ liệu cùng đơn | Ưu tiên thông tin người mua đã gửi hợp lệ. |
| 2 | Kết quả tra cứu thuế | Bổ sung tên đơn vị, địa chỉ và trạng thái còn thiếu. |
| 3 | Tên người chuyển khoản | Chỉ điền họ tên người mua nếu bật tùy chọn. |
| 4 | Dữ liệu mặc định | Dùng khi không có bộ dữ liệu phù hợp. |
Trước khi sửa nháp, so dữ liệu gửi cùng đơn với kết quả tra cứu và tùy chọn dùng tên người thanh toán. Xác định trường nào là tên đơn vị, trường nào là người liên hệ. Nếu dữ liệu đúng ở nguồn nhưng khác ở nháp, cần kiểm tra mapping hoặc cấu hình trước khi sửa tay từng hóa đơn.
Doanh nghiệp, cá nhân và hộ kinh doanh
Với doanh nghiệp hoặc tổ chức, kiểm tra bộ tên đơn vị, mã số thuế và địa chỉ. Với cá nhân, kiểm tra họ tên và địa chỉ. Nếu dữ liệu tra cứu thể hiện hộ kinh doanh, cần kiểm tra đúng tên đơn vị và trường định danh tương ứng.
Khi kết quả có tên thể hiện hộ kinh doanh hoặc cá nhân, kiểm tra lại loại người mua và các trường định danh phù hợp. Nếu người mua yêu cầu xuất cho đơn vị khác, xác nhận hồ sơ trước khi thay mapping; không chỉ dựa vào người đã chuyển tiền để quyết định tên phải thể hiện.
Vì sao hóa đơn hiện “Bán cho người tiêu dùng”?
Nếu hóa đơn hiển thị “Bán cho người tiêu dùng” ngoài dự kiến, đừng chỉ thay tên trên bản nháp. Truy về đơn nguồn để xem bộ tên, địa chỉ và thông tin đơn vị có đầy đủ hay không, cùng tùy chọn người mua không lấy hóa đơn. Sửa đúng nguồn giúp những lần sau không lặp lại cùng vấn đề.
Tình huống giả định: khách cung cấp tên công ty và MST nhưng địa chỉ bị bỏ trống khi website gửi đơn. Kế toán cần yêu cầu bổ sung địa chỉ đã xác nhận, kiểm tra dữ liệu mới rồi xem lại nháp. Không dùng địa chỉ người chuyển khoản hoặc tự ghép một địa chỉ gần giống để làm hồ sơ trông đầy đủ.
Hệ thống chỉ dùng thông tin định danh khi có bộ dữ liệu phù hợp. Nếu thiếu họ tên và địa chỉ của cá nhân, hoặc thiếu tên đơn vị, MST và địa chỉ của doanh nghiệp, dữ liệu có thể chuyển về “Bán cho người tiêu dùng”. Lựa chọn người mua không lấy hóa đơn cũng dùng nội dung này.
Muốn giữ đúng thông tin người mua, bổ sung dữ liệu ở đơn nguồn rồi kiểm tra lại nháp. Đọc cách lập và xem trước hóa đơn để kiểm tra đầu ra.
Tích hợp tra cứu trên website
Khi thiết kế biểu mẫu website, cho người mua xem lại thông tin đơn vị và người liên hệ trước khi xác nhận. Giữ lỗi nhập liệu gắn với trường cần sửa, đồng thời để backend quản lý khóa tra cứu. Việc bấm Tra cứu thành công không nên tự chuyển sang phát hành hoặc xác nhận thanh toán.
Website nên cho người dùng xem và xác nhận tên, địa chỉ sau khi tra cứu. Backend gọi API tra cứu MST, giữ kín khóa và chuyển dữ liệu vào đúng trường người mua. Pay2S thực hiện tra cứu mới khi có yêu cầu, không dùng kết quả cache cho lần phát hành sau.
Câu hỏi thường gặp
Tra cứu thành công có nghĩa chắc chắn được phát hành không?
Không. Cần kiểm tra trạng thái thuế, dữ liệu, kết nối, mẫu và quyền phát hành.
Tên người chuyển khoản có thay được tên doanh nghiệp không?
Không. Hai trường có ý nghĩa khác nhau. Dữ liệu doanh nghiệp hợp lệ vẫn được ưu tiên.
Đọc thêm: cẩm nang hóa đơn điện tử Pay2S cho chuẩn hóa người mua.
Khi chuẩn hóa dữ liệu cho quy trình hóa đơn tự động, hãy mang theo một vài trường hợp thiếu hoặc khác thông tin để kiểm tra. Trao đổi triển khai nên tập trung vào nguồn dữ liệu, loại người mua và bước xác nhận, giúp tránh sửa cùng lỗi ở nhiều đơn.
