Đối soát đơn hàng chuyển khoản tự động là cách khớp tiền về với từng đơn hàng ngay khi giao dịch phát sinh, dựa trên mã đơn và số tiền phải thu, thay vì cuối ngày ngồi dò lại sao kê ngân hàng. Điểm bắt đầu của cách làm này không phải sao kê mà là danh sách đơn đang chờ thanh toán: đơn nào tiền đã về đủ thì tự đóng, đơn nào có vấn đề thì tự tách ra một danh sách riêng. Bài này trình bày cơ chế khớp, ba kết quả có thể xảy ra với mỗi khoản tiền về, và điều kiện để việc khớp không phụ thuộc vào việc khách gõ nội dung chuyển khoản.
Đối soát theo đơn khác đối soát theo sao kê ở đâu
Cách đối soát quen thuộc bắt đầu từ sao kê ngân hàng. Cuối ngày, người bán mở danh sách giao dịch, đọc từng dòng tiền vào rồi đi tìm xem khoản đó là của đơn nào, của khách nào. Sao kê là thứ có sẵn nên cách này làm được ngay, nhưng nó đặt người bán vào thế bị động: tiền về cả ngày nằm chung một danh sách, không dòng nào tự nói nó thuộc về đơn hàng nào ngoài dòng nội dung khách gõ.
Đối soát theo đơn lật ngược điểm bắt đầu. Hệ thống xuất phát từ danh sách đơn đang chờ thanh toán, trong đó mỗi đơn đã có sẵn hai thông tin: mã đơn riêng và số tiền phải thu. Khi một giao dịch về tài khoản, hệ thống lấy mã đơn và số tiền của giao dịch đó so với danh sách đơn đang chờ. Khớp được thì đơn đổi trạng thái, không khớp thì giao dịch được tách ra xử lý riêng, như trình bày ở phần sau.
Khác biệt thực tế nằm ở câu hỏi người bán phải trả lời mỗi ngày. Với sao kê, câu hỏi là “khoản tiền này của ai”. Với cách theo đơn, câu hỏi đổi thành “đơn này đã đủ tiền chưa”, và phần lớn câu trả lời đã hình thành ngay trong ngày, không dồn hết vào buổi tối. Cách làm tay theo sao kê vẫn có chỗ dùng khi lượng đơn còn ít; quy trình đó được trình bày trong bài đối soát ngân hàng cho chủ shop không cần kế toán. Khi đơn nhiều lên, việc dò tay từng dòng sao kê là phần việc nên giao cho hệ thống.
Ba kết quả khớp và cách xử lý từng loại
Mỗi khoản tiền về chỉ rơi vào một trong ba kết quả. Hiểu rõ ba kết quả này là hiểu toàn bộ cơ chế đối soát theo đơn:
| Kết quả khớp | Dấu hiệu | Xử lý tiếp theo |
|---|---|---|
| Khớp đủ | Giao dịch có mã đơn khớp với đơn đang chờ và số tiền đúng bằng số tiền phải thu | Đơn chuyển sang đã thanh toán, chạy tiếp các bước sau bán hàng như giao hàng hoặc xuất hóa đơn |
| Lệch số tiền | Giao dịch gắn được vào mã đơn nhưng số tiền chuyển thiếu hoặc thừa so với đơn | Đơn vào danh sách ngoại lệ kèm đúng số chênh lệch, người bán biết phải thu thêm hoặc xử lý phần thừa bao nhiêu |
| Không gắn được đơn | Giao dịch không mang mã đơn nào khớp, thường do khách không ghi hoặc ghi sai nội dung | Tiền nằm trong danh sách chưa rõ chủ, chờ người bán kiểm tra và gắn tay vào đúng đơn |
Điểm quan trọng là cả ba kết quả đều được ghi nhận ngay khi tiền về, không phải chờ tới cuối ngày mới phát hiện. Đơn khớp đủ là kết quả vận hành mong muốn hằng ngày và không cần người chạm vào. Hai kết quả còn lại được gom thành một danh sách ngoại lệ có lý do rõ ràng: lệch bao nhiêu tiền, hoặc tiền thuộc đơn nào chưa rõ.
Buổi tối chốt ngày chỉ còn danh sách ngoại lệ
Với cách đối soát theo sao kê, buổi tối là lúc công việc mới bắt đầu: mở sao kê, mở danh sách đơn, đối chiếu qua lại cho đến khi mọi dòng tiền đều có chủ. Số đơn càng nhiều, buổi tối càng dài, và sai sót thường xuất hiện ở đúng lúc người đối chiếu mệt nhất.
Với đối soát theo đơn, phần khớp đã chạy rải trong ngày, mỗi khi có tiền về. Việc còn lại cuối ngày thu về đúng một danh sách: các đơn lệch tiền và các khoản tiền chưa rõ chủ. Người bán mở danh sách ngoại lệ đó, xử lý từng mục theo lý do đã ghi sẵn, thay vì rà lại toàn bộ giao dịch của cả ngày. Danh sách đơn và giao dịch cũng có thể đưa về Google Sheet để theo dõi và chia sẻ cho người liên quan, theo template đối soát giao dịch trên Google Sheet.
Nói cách khác, đối soát tự động không lấy mất phần việc kiểm tra của người bán; nó bỏ phần việc dò tìm lặp lại và giữ lại phần việc ra quyết định, là hai việc hoàn toàn khác nhau.
Điều kiện để khớp chạy được
Mã đơn phải đi vào được nội dung chuyển khoản. Đây là điều kiện tiên quyết. Hệ thống khớp theo mã đơn nằm trong nội dung giao dịch kết hợp với số tiền; khách chuyển khoản mà không ghi mã, hoặc ghi sai một ký tự, thì giao dịch đó không tự gắn vào đơn được và sẽ rơi vào danh sách chưa rõ chủ.
Đừng phụ thuộc vào việc khách gõ đúng. Cách chắc chắn là mỗi đơn một mã QR động chứa sẵn thông tin thanh toán: khách quét mã, thông tin thanh toán của đúng đơn đó đã có sẵn để xác nhận, không cần gõ tay mã đơn hay số tiền. Khi đó điều kiện tiên quyết ở trên được đáp ứng ngay từ cách thu tiền, thay vì trông chờ khách cẩn thận.
Số tiền phải thu cần chốt trước khi gửi thông tin thanh toán. Khớp số tiền chỉ đúng khi số tiền của đơn không thay đổi sau lúc khách đã nhận thông tin thanh toán. Nếu shop sửa giá, cộng thêm phí hoặc bớt khuyến mãi sau thời điểm đó, cần gửi lại thông tin thanh toán theo số tiền mới thay vì để khách chuyển theo số cũ.
Tài khoản nhận tiền đã kết nối đồng bộ giao dịch. Tiền về phải được đưa về hệ thống thì mới có dữ liệu để khớp. Pay2S do FUTE phát triển, đồng bộ giao dịch từ 8 ngân hàng, trong đó 5 ngân hàng có công văn hợp tác công khai gồm Vietcombank, MB Bank, ACB, BIDV và OCB. Nền tảng chỉ xử lý dữ liệu giao dịch, không giữ tiền của người bán.
Sau khi khớp là các bước tự động tiếp theo. Đơn đã thanh toán có thể đi tiếp sang khâu phát hành hóa đơn, như cơ chế trong bài hóa đơn tự động là gì. Trên Pay2S, tính năng xuất hóa đơn tự động có từ gói Basic 150.000 đồng/tháng trở lên, kết nối 6 nhà cung cấp hóa đơn điện tử gồm Mắt Bão, Viettel, Bkav, MISA, FPT và M-Invoice, và nền tảng không thu phí theo giao dịch.
Câu hỏi thường gặp
Khách chuyển khoản không ghi mã đơn thì tiền có bị mất không?
Tiền không mất, vẫn nằm trong tài khoản của shop. Chỉ là giao dịch đó không tự gắn vào đơn được nên nằm trong danh sách tiền chưa rõ chủ; người bán kiểm tra số tiền, thời gian chuyển và phần nội dung khách có ghi để gắn tay vào đúng đơn. Muốn giảm hẳn tình huống này thì dùng mã QR động riêng cho từng đơn như đã nói ở trên.
Hai đơn có cùng số tiền thì hệ thống khớp có nhầm không?
Không, vì điều kiện khớp gồm cả mã đơn lẫn số tiền, không chỉ nhìn số tiền. Hai đơn trùng số tiền nhưng khác mã đơn thì giao dịch mang mã của đơn nào sẽ gắn vào đơn đó. Trường hợp cần người xem lại là khi giao dịch không mang mã đơn rõ ràng.
Shop nhận tiền qua nhiều tài khoản ngân hàng thì đối soát thế nào?
Giao dịch từ các tài khoản đã kết nối đều được đồng bộ về Pay2S, nên việc khớp đơn thực hiện trên dữ liệu gộp, thay vì mở từng ứng dụng ngân hàng để kiểm tra. Shop chỉ cần kết nối những tài khoản đang dùng để nhận tiền bán hàng.
Bắt đầu đối soát theo đơn cho shop của bạn
Nếu shop đang chốt ngày bằng cách dò sao kê, điểm thay đổi đầu tiên không nằm ở phần mềm mà ở cách tổ chức: mỗi đơn một mã riêng, tiền về tự tìm đến đúng đơn, con người chỉ xử lý phần ngoại lệ. Hóa Đơn Tự Động là đại lý tư vấn triển khai Pay2S, hỗ trợ cấu hình đối soát theo đơn và mã QR động cho từng đơn khi bạn đăng ký qua liên kết đại lý hoặc gọi 0979990560. Website hoạt động với vai trò đại lý và có hoa hồng khi bạn đăng ký qua liên kết này; giá gói và tính năng không đổi so với đăng ký trực tiếp với hãng.
