Chia sẻ biến động số dư cho nhân viên sale là nhu cầu hằng ngày của mọi shop bán online: sale phải biết khách đã chuyển khoản chưa để chốt đơn và báo giao hàng. Vấn đề là cách làm phổ biến hiện nay, đưa luôn tài khoản hoặc điện thoại có app ngân hàng cho sale xem, lại để lộ toàn bộ số dư và lịch sử giao dịch. Bài này trình bày cách tách hai việc đó ra: sale xem được đúng phần giao dịch phục vụ công việc, còn số dư thì không xuất hiện trong dữ liệu chia sẻ ngay từ đầu.
Vì sao đưa app ngân hàng cho sale kiểm tra tiền là cách làm sai
Khi mở app ngân hàng ra để kiểm tra một khoản chuyển khoản, sale không chỉ thấy giao dịch cần tìm. Số dư hiện ngay trên đầu, danh sách giao dịch ở ngay bên dưới: tiền hàng về, tiền trả nhà cung cấp, tiền rút ra, các khoản không liên quan đến bán hàng. Chỉ một lần xem là sale biết shop đang có bao nhiêu tiền, doanh thu thật ra sao, và những thông tin đó không còn là bí mật kinh doanh.
Rủi ro thứ hai nằm ở bảo mật. Tài khoản ngân hàng là chìa khóa vào toàn bộ tiền của shop. Mỗi người biết thêm thông tin đăng nhập, hoặc cầm chiếc điện thoại đã đăng nhập sẵn, là thêm một điểm có thể xảy ra sự cố: mất điện thoại, lộ thông tin, tranh chấp khi nhân viên nghỉ việc. Lúc đó chủ shop phải đổi mật khẩu và rà soát lại toàn bộ thiết bị đã đăng nhập, rất mất công.
Cách lách phổ biến là chủ shop tự kiểm tra rồi chụp màn hình gửi cho sale qua nhóm chat. Không lộ số dư nếu chụp khéo, nhưng chậm và phụ thuộc hoàn toàn vào một người: chủ shop đang bận thì đơn phải chờ, một ngày vài chục đơn là vài chục lần chụp gửi qua lại. Cả hai cách đều có gốc chung: dữ liệu giao dịch bị khóa trong app ngân hàng, nơi chỉ chủ tài khoản mới vào được.
Lớp thứ nhất: đưa giao dịch về bảng tính không có cột số dư
Cách xử lý gốc rễ là tách dữ liệu giao dịch khỏi tài khoản ngân hàng. Với Pay2S, giao dịch từ tài khoản nhận tiền được đồng bộ tự động về Google Sheet, mỗi giao dịch thành một dòng trên bảng, không cần nhập tay hay chụp màn hình nữa. Cách kết nối ban đầu có trong bài tích hợp Google Sheet với Pay2S để tự động lấy giao dịch ngân hàng.
Điểm quan trọng nhất nằm ở cấu trúc bảng. Bảng gồm 13 cột từ A đến M, chứa các thông tin như thời gian giao dịch, số tiền, loại giao dịch (tiền vào hay tiền ra) và nội dung chuyển khoản. Trong bảng này không có cột số dư, cũng không có cột mã đơn riêng vì mã đơn nằm ngay trong cột nội dung chuyển khoản. Số tiền luôn ghi dạng số dương, còn chiều tiền vào hay tiền ra được phân biệt ở cột loại giao dịch.
Nhờ cấu trúc đó, việc không lộ số dư không phụ thuộc vào ý thức của người xem mà là tính chất của chính bảng dữ liệu: số dư đơn giản là không tồn tại trong bảng để mà lộ. Chủ shop chia sẻ bảng thì sale thấy được từng khoản tiền vào, biết khách nào đã trả, trả bao nhiêu, vào lúc nào, nhưng không suy ra được tài khoản còn bao nhiêu tiền. Đây là khác biệt căn bản so với việc đưa app ngân hàng, nơi số dư luôn đi kèm mọi giao dịch.
Lớp thứ hai: cấp quyền xem theo từng người, thu hồi trong một thao tác
Google Sheet cho phép chia sẻ theo từng địa chỉ email với quyền chỉ xem. Mỗi sale nhận quyền bằng email cá nhân của mình, mở bảng để tra cứu nhưng không sửa được số liệu gốc, nên dữ liệu đối soát luôn giữ nguyên bản chuẩn do hệ thống ghi vào. Ai đang có quyền xem, chủ shop mở danh sách chia sẻ là thấy đủ.
Lớp này phát huy tác dụng rõ nhất khi nhân sự thay đổi. Sale nghỉ việc, chủ shop chỉ cần gỡ email của người đó khỏi danh sách chia sẻ là quyền xem biến mất ngay. Không phải đổi mật khẩu ngân hàng, không phải đăng xuất thiết bị nào, không ảnh hưởng đến những người còn lại. So với việc đưa thông tin đăng nhập ngân hàng cho nhân viên, khác biệt an toàn là rất lớn: mật khẩu ngân hàng từ đầu đến cuối chỉ nằm trong tay chủ tài khoản.
Trên website đã có sẵn template đối soát giao dịch trên Google Sheet và template báo cáo thu chi đa ngân hàng. Shop nhiều tài khoản nhận tiền cũng gom được giao dịch về cùng một hệ thống bảng.
Sale tự tra đơn của mình trong ngày như thế nào
Quy trình mỗi ngày thay đổi khá rõ. Khách báo đã chuyển khoản, sale mở bảng giao dịch, tìm theo mã đơn trong cột nội dung chuyển khoản. Thấy dòng giao dịch khớp số tiền và đúng loại tiền vào thì coi như đơn đã thanh toán, sale báo đóng gói hoặc giao hàng ngay, không cần nhắn hỏi chủ shop nữa.
Vì thời gian giao dịch được lưu dạng chữ theo đúng mốc ngân hàng ghi nhận, sale lọc theo ngày là xem được giao dịch hôm đó, đối chiếu với danh sách đơn mình phụ trách. Cuối ngày, chủ shop nhìn cùng một bảng để chốt doanh thu; hai bên dùng chung một nguồn dữ liệu nên hạn chế hẳn tranh cãi kiểu “em thấy tiền về rồi” hay “sao anh chưa thấy”.
Khi lượng đơn lớn hơn, dữ liệu trên Sheet còn là đầu vào cho bước tiếp theo: khớp đơn tự động và phát hành hóa đơn sau khi tiền về, theo cơ chế trong bài hóa đơn tự động là gì. Trên Pay2S, xuất hóa đơn tự động có từ gói Basic 150.000 đồng/tháng trở lên, tích hợp 6 nhà cung cấp gồm Mắt Bão, Viettel, Bkav, MISA, FPT và M-Invoice, không thu phí theo từng giao dịch. Một điểm cần nói rõ: Pay2S do FUTE phát triển, không giữ tiền của người bán; hệ thống đồng bộ giao dịch từ 8 ngân hàng, trong đó 5 ngân hàng có công văn hợp tác công khai là Vietcombank, MB Bank, ACB, BIDV và OCB.
Giới hạn cần hiểu đúng trước khi áp dụng
Cách làm này giấu được số dư, nhưng không giấu doanh thu theo giao dịch. Sale được cấp quyền xem bảng sẽ thấy các khoản tiền vào của shop, vì đó chính là dữ liệu cần cho công việc kiểm tra thanh toán. Nếu muốn sale chỉ thấy đơn của riêng mình, shop cần tách thêm một lớp chia sẻ, ví dụ chia nhóm đơn theo từng sale.
Ngoài ra, giao dịch không liên quan đến bán hàng vẫn xuất hiện trên bảng nếu đi qua cùng tài khoản nhận tiền. Muốn bảng sạch hoàn toàn, shop nên dùng một tài khoản riêng chỉ để nhận tiền bán hàng; các khoản chi tiêu khác nằm ở tài khoản khác và không xuất hiện trong dữ liệu chia sẻ.
Câu hỏi thường gặp
Sale xem bảng giao dịch thì có suy ra được số dư tài khoản không?
Không. Bảng đồng bộ từ Pay2S không có cột số dư, mỗi dòng chỉ ghi số tiền của riêng giao dịch đó cùng thời gian, loại giao dịch và nội dung chuyển khoản. Muốn tính số dư phải biết số dư đầu kỳ và toàn bộ giao dịch từ trước, những dữ liệu đó không nằm trong bảng được chia sẻ.
Sale nghỉ việc thì xử lý quyền truy cập ra sao?
Chỉ cần gỡ email của sale khỏi danh sách chia sẻ của bảng tính. Người đó mất quyền xem ngay, còn mật khẩu ngân hàng không liên quan vì ngay từ đầu sale chưa từng được cấp thông tin đăng nhập ngân hàng.
Nhiều sale cùng xem một bảng có bị rối dữ liệu không?
Không, vì quyền được cấp là chỉ xem. Số liệu gốc do hệ thống tự ghi vào, sale không sửa được nên không xảy ra chuyện lỡ tay xóa hoặc gõ nhầm làm sai lệch bản đối soát của cả shop.
Bắt đầu chia sẻ biến động cho đội sale của bạn
Tóm lại, nguyên tắc là không chia sẻ tài khoản ngân hàng, chỉ chia sẻ dữ liệu giao dịch đã tách ra khỏi tài khoản. Đồng bộ giao dịch về Google Sheet bằng Pay2S, cấp quyền xem theo từng email và thu hồi ngay khi nhân sự thay đổi: sale tự tra được tiền về, còn số dư và mật khẩu ngân hàng chỉ thuộc về chủ shop.
Hóa Đơn Tự Động là đại lý tư vấn triển khai Pay2S, hỗ trợ cấu hình ban đầu khi bạn đăng ký qua liên kết đại lý hoặc gọi 0979990560. Website là đại lý nên có hoa hồng affiliate khi bạn đăng ký qua liên kết này; giá gói và tính năng không đổi so với đăng ký trực tiếp với hãng.
