Phần dưới áp dụng hai lớp cấu hình vào một quy trình điểm bán. Hãy thử bằng các tài khoản vai trò thực tế và một địa chỉ nhận được kiểm soát, sau đó lưu kết quả. Đừng dùng duy nhất tài khoản chủ để nghiệm thu mọi thao tác.
Chọn cách gửi email hóa đơn
Chọn phương án gửi trong cấu hình email theo kế hoạch vận hành đã thống nhất. Nếu dùng hệ thống Pay2S, thử khả năng gửi của tài khoản; nếu dùng SMTP riêng, xác định người quản lý tên miền và tài khoản gửi để chuẩn bị thông tin đúng. Không chuyển phương án trong lúc xử lý lỗi mà bỏ qua những hồ sơ đang chờ.
Với SMTP riêng, chuẩn bị máy chủ, cổng, kiểu mã hóa, tài khoản, mật khẩu, email người gửi và tên người gửi. Điền đúng cấu hình nhà cung cấp email cấp; không chọn cổng hoặc kiểu mã hóa theo phỏng đoán.
Kiểm tra trước khi gửi tự động
- Chọn phương thức gửi email.
- Điền và lưu cấu hình tương ứng.
- Bấm Gửi thử.
- Kiểm tra hộp thư nhận và thư mục thư rác.
- Xác nhận tên người gửi, địa chỉ gửi và nội dung hiển thị.
- Chỉ bật gửi tự động khi gửi thử thành công.
Trước tự động hóa, kiểm tra email người mua được lưu đúng trong đơn và cho khách xác nhận địa chỉ. Thực hiện Gửi thử rồi kiểm tra hộp thư nhận. Sau đó theo dõi một hồ sơ đi qua luồng thực tế vì gửi thử thành công chỉ chứng minh cấu hình hoạt động trong lần thử đó.
Vai trò nào được phát hành?
| Vai trò | Phạm vi HĐĐT |
|---|---|
| Chủ tài khoản | Quản lý kết nối, cấu hình, lập nháp, phát hành và tải PDF. |
| Quản lý | Xem, lập nháp, phát hành và tải PDF trong cửa hàng được phân công. |
| Thu ngân | Xem, lập nháp, tải PDF; không phát hành. |
| Người xem | Chỉ xem và tải PDF. |
Nhân viên chỉ thấy dữ liệu cửa hàng được phân công. Khi thuộc nhiều cửa hàng, cần chọn cửa hàng đang thao tác trước khi xem hoặc lập hóa đơn. Biết đường dẫn trực tiếp không làm tăng quyền; backend vẫn kiểm tra vai trò và phạm vi từng yêu cầu.
Ví dụ phân công tại điểm bán
Tình huống giả định: thu ngân hoàn thiện dữ liệu và tạo nháp; quản lý kiểm tra rồi phát hành; người phụ trách đối chiếu tải PDF trong phạm vi được cấp. Chủ tài khoản quản lý kết nối cùng cấu hình. Doanh nghiệp có thể chọn phân công khác, nhưng phải kiểm tra nó khớp bảng quyền và trách nhiệm thực tế.
Trước khi chạy thật, thử bằng từng vai trò: thu ngân phải không có quyền phát hành; quản lý chỉ thao tác đúng cửa hàng; người xem không được sửa nội dung. Kết hợp quy trình lập và phát hành để kiểm tra cả thao tác lẫn dữ liệu.
Không gửi email được: kiểm tra theo thứ tự
Khi khách chưa nhận email, hỏi mã đơn hoặc tham chiếu hóa đơn trước, rồi kiểm tra trạng thái phát hành và địa chỉ nhận. Sau đó kiểm tra cấu hình gửi cùng lỗi gần nhất. Tránh yêu cầu khách cung cấp lại toàn bộ dữ liệu người mua nếu hồ sơ hiện có đã đủ để tra cứu.
Nếu hệ thống đã ghi nhận gửi nhưng khách chưa tìm thấy thư, xác nhận đúng địa chỉ, thời điểm và kiểm tra các thư mục liên quan. Việc được máy chủ tiếp nhận không tự chứng minh thư đã nằm trong hộp thư đến của người mua. Khi cần chuyển hỗ trợ, dùng tham chiếu và lỗi đã che thông tin đăng nhập.
- Cấu hình email đã bật và lưu chưa?
- Đơn có email người mua hợp lệ không?
- SMTP đã gửi thử thành công chưa?
- Địa chỉ người gửi có đúng cấu hình không?
- Trạng thái gửi và nhật ký báo lỗi gì?
Lỗi email không đủ để kết luận hóa đơn chưa được phát hành. Trước khi thao tác lại, kiểm tra riêng trạng thái hóa đơn và trạng thái gửi. Xem hướng dẫn đối soát và kiểm tra sức khỏe.
Checklist khi thay đổi nhân sự hoặc cửa hàng
Giữ danh sách người quản lý SMTP và cấu hình email, bao gồm nơi quản lý bí mật và cách cấp lại quyền khi bàn giao. Không chép mật khẩu vào bảng theo dõi để tiện sử dụng. Một người phụ trách nghỉ việc không nên khiến doanh nghiệp mất khả năng khôi phục tài khoản gửi.
Khi mở thêm cửa hàng, thử quyền theo đúng phạm vi mới thay vì sao chép toàn bộ quyền của cửa hàng cũ. Người dùng cần thấy hồ sơ được giao và bị giới hạn ở hồ sơ ngoài phạm vi. Kiểm tra cả đường thao tác thông thường lẫn trường hợp mở đường dẫn trực tiếp theo khả năng của ứng dụng.
Khi nhân sự chuyển cửa hàng hoặc nghỉ việc, rà phạm vi, vai trò và tài khoản nhận cảnh báo. Sau thay đổi, thử lại một thao tác được phép cùng một thao tác phải bị chặn. Đổi mật khẩu SMTP nếu quy trình quản lý bí mật yêu cầu, đồng thời kiểm tra việc gửi để không làm gián đoạn những hồ sơ còn tồn.
Câu hỏi thường gặp
Thu ngân có phát hành hóa đơn được không?
Thu ngân không có quyền phát hành theo bảng quyền tài liệu. Hãy thử bằng đúng tài khoản đó trong phạm vi được phân công; việc không thấy hoặc không thực hiện được thao tác phát hành có thể là kết quả đúng.
Khách chưa nhận email thì có cần tạo hóa đơn mới?
Trước hết tìm hóa đơn hiện có và kiểm tra riêng trạng thái gửi. Xác nhận lại địa chỉ nhận rồi xử lý việc gửi theo quy trình, không dùng một lần phát hành mới để giải quyết câu hỏi khách chưa nhận thư.
Đọc thêm: cẩm nang hóa đơn điện tử Pay2S cho bàn giao vận hành điểm bán.
Khi thiết kế quy trình hóa đơn tự động, đưa email và phân quyền vào cùng phạm vi bàn giao. Trao đổi triển khai nên nêu ai lập, ai phát hành, ai hỗ trợ gửi lại và từng người được thao tác ở cửa hàng nào.
